Dalam kegiatan pengiriman, ada dua istilah yang wajib kalian ketahui yakni “invoice” dan “packing list”. Keduanya hampir dipakai di segala jenis pengiriman, termasuk pengiriman internasional yang dilakukan antar negara. Nah, jika kalian ingin tahu lebih lanjut apa itu invoice dan pakcing list, silakan simak ulasannya di bawah ini.
Apa itu Invoice?
Invoice adalah sebuah dokumen pembayaran yang disertai dengan keterangan nama, item, harga, dan jumlah produk atau barang yang dibeli. Umumnya invoice menyertakan informasi pajak karena merupakan jenis dokumen penting yang wajib dimiliki oleh setiap perusahaan berbadan hukum yang dikenakan pajak.
Karena akan digunakan sebagai bukti transaksi yang harus dibayar oleh klien, maka invoice wajib dibuat rangkap dan harus terintegrasi secara langsung dengan sistem database perusahaan tersebut.
Siapa yang membuat invoice?
Invoice dibuat oleh perusahaan yang menerbitkan pembayaran. Pembuatan invoice sendiri dibuat dalam tiga rangkap dengan rincian:
- Rangkap pertama: berfungsi sebagai bukti pembayaran yang ditujukan bagi pihak pembeli / klien.
- Rangkap kedua: berfungsi sebagai lampiran penagihan yang ditujukan bagi pihak penjual / perusahaan.
- Rangkap ketiga: berfungsi sebagai dokumen yang akan disimpan dalam buku faktur perusahaan.
Bagi pihak perusahaan, invoice berguna sebagai dokumen bukti penagihan dan pembayaran untuk keperluan pencatatan arus kas. Sementara bagi pihak pembeli, invoice berguna untuk bukti transaksi pembelian atau bukti kas keluar.
Seringkali, invoice sering disamakan dengan nota atau kwitansi padahal keduanya cukup berbeda baik dari segi pembuatan maupun penggunaannya. Berikut rincian perbedaan antara keduanya yang kami sajikan dalam rincian tabel di bawah:
| Perbedaan | Invoice | Nota |
| Penggunaan | Dikhususkan untuk badan usaha yang dikenakan pajak | Digunakan untuk transaksi umum dan bersifat lebih fleksibel |
| Pencetakan | Tercetak secara otomatis oleh sistem perusahaan | Umumnya ditulis manual walaupun ada yang digital |
| Perpajakan | Menyertakan rincian informasi biaya pajak | Tidak menyertakan informasi terkait biaya pajak |
| Integrasi sistem | Terintegrasi secara langsung dengan database perusahaan | Tidak ada riwayat history data karena tidak masih manual |
Jenis-Jenis Invoice
Berdasarkan fungsi dan penggunaannya, invoice dibedakan menjadi beberapa macam, berikut diantaranya:
a) Invoice Proforma
Invoice proforma atau biasa disebut proforma invoice merupakan kategori invoice yang hanya bersifat sementara untuk keperluan pencatatan transaksi yang belum selesai.
Contohnya penjual yang akan mengirimkan pesanan secara berkala tiap minggu sekali dalam kurun waktu 3 bulan. Maka tiap pengiriman berkala tersebut akan menggunakan invoice proforma.
b) Invoice Biasa
Invoice biasa atau invoice umum merupakan jenis invoice yang biasa dipakai dalam transaksi yang sudah selesai atau sudah final.
Hampir semua transaksi umumnya dibuat menggunakan invoice ini. Bahkan, untuk transaksi berkala sekalipun pada tahap akhir tetap menggunakan invoice umum, bukan invoice proforma lagi.
c) Invoice Konsuler
Invoice konsuler biasa dipakai oleh jasa forwarder atau jasa kirim barang internasional. Hal ini dikarenakan invoice ini hanya dikhususkan untuk perdagangan internasional yang melibatkan dua atau lebih negara.
Berbeda dengan kedua invoice sebelumnya, invoice konsuler bersifat sangat resmi dan tidak bisa dicetak sembarangan. Butuh stempel pengesahan khusus dari perwakilan masing-masing negara tujuan agar dianggap sah.
Fungsi dan Manfaat Invoice
Berikut fungsi dan manfaat invoice bagi sebuah perusahaan yang wajib kalian ketahui:
- Sebagai bukti pembayaran saat terjadinya proses transaksi pembelian maupun penjualan barang atau jasa.
- Memudahkan proses pembukuan faktur transaksi keuangan perusahaan yang biasa dibuat setiap bulan dan setiap akhir tahun sekali.
- Sebagai bukti arsip yang kredibel saat terjadi masalah dengan pihak customer maupun masalah internal dikemudian hari.
- Berguna untuk kepentingan pelaporan pajak tahunan yang nantinya akan diserahkan kepada dirjen pajak.
- Sebagai bukti rujukan yang sah bila pihak klien ingin menjual kembali barang tersebut ke perusahaan atau ke pihak lain.
Apa itu Packing List?
Packing list merupakan dokumen yang berisi informasi terkait daftar item dari suatu paket pengiriman. Informasi utama yang terdapat dalam pakcing list ialah nama item, kode seri, quantity, berat, ukuran, jumlah pembelian, dan total harga.
Tidak semua perusahaan membutuhkan packing list seperti halnya invoice. Hanya perusahaan yang berkutat pada penjualan produk serta jasa pengiriman sajalah yang membutuhkan packing list.
Fungsi utama packing list ialah untuk mengetahui isi barang apa saja yang terdapat dalam paket sehingga akan memudahkan pengecekan saat diminta oleh pihak yang berwenang. Contohnya terkait transaksi internasional dalam lingkup antar negara yang tentunya butuh pengecekan ketat.
Siapa yang membuat packing list?
Packing list dibuat oleh pihak perusahaan pengiriman atau jasa importir yang datanya diambil dari laporan pihak pengirim maupun dari pihak penjual yang terlisting secara otomatis melalui sistem.
Bagi pihak jasa pengiriman, packing list akan digunakan untuk menentukan pengelompokan saat pengiriman. Misalnya untuk paket dengan kategori sayur dan buah-buahan tentu akan dibedakan dengan kategori paket dengan kategori sayur-sayuran.
Informasi yang Terdalam dalam Packing List
Gambar di atas merupakan contoh packing list yang berisi informasi data pengiriman alat tulis mulai dari buku tulis, buku gambar, kertas stensil dan lainnya. Dari tabel tersebut, kita dapat mengambil kesimpulan bahwa packing list memuat beberapa informasi penting seperti berikut:
- Identitas barang: berisi segala hal yang berkaitan dengan identitas barang mulai dari nama barang, nomor seri, nomor paket, hingga tanggal pengemasan.
- Jumlah kemasan: jumlah kemasan ada yang dibuat terpisah dengan nama barang dan adapula yang disatukan. Selain berisi jumlah kemasan, juga memuat informasi satuan packing seperti kaleng, pack, karung, karton, pcs, atau lainnya.
- Berat barang: berat barang memuat berat bersih yang merupakan berat asli barang dan berat kotor yang meliputi total berat paket.
- Volume paket: umumnya hanya digunakan pada pengiriman paket yang melalui laut karena perhitungan pengirimannya berdasarkan volume, bukan berat.
Fungsi dan Manfaat Packing List
Ada banyak sekali fungsi dan manfaat dari packing list bagi sebuah perusahaan, berikut contoh – contohnya:
- Sebagai surat jalan yang diperlukan dalam proses pengiriman sehingga nantinya bisa digunakan untuk bukti pengiriman.
- Untuk memilah jenis paket berdasarkan kategori barang yang ada di dalamnya. Hal ini karena sebagian besar jasa pengiriman akan menggunakan transportasi terpisah untuk produk tertentu.
- Memudahkan pengecekan barang dalam kontainer untuk keperluan pemeriksaan di bea cukai saat masuk ataupun keluar dari negara tertentu.
